Все проекты группы компаний
Проект Группы компаний “Новые Бизнес Системы”.8 (800) 100-46-45 Все проекты группы компаний

Письмо Минфина России от 2 июля 2012 г. N 02-06-10/2476

24 Января 2013

Ответ: Департамент бюджетной политики и методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письмо по вопросу порядка отражения в учете выдачи денежных средств под отчет и сообщает.

При оформлении кассовых операций с наличными денежными средствами необходимо руководствоваться Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также актами учреждения, регулирующими в рамках учетной политики особенности организации в учреждении учета.

Установленными правилами осуществления расчетов с подотчетными лицами предусмотрено:

 - наличные денежные средства под отчет выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица;

 - выдача денег осуществляется на основании письменного заявления их получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается;

 - лицо, получившее денежные средства под отчет (подотчетное лицо), должно представлять отчет об израсходованных суммах в порядке, по форме и в срок в соответствии с законодательством.

При этом в совокупности положений п. 4.4 Положения N 373-П, а также п. 213 Инструкции N 157н лица, получившие наличные деньги под отчет, вне зависимости от основания их получения (трудовой контракт (приказ), служебный контракт (приказ), иное основание, предусмотренное законодательством (договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)), обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах - авансовый отчет (форма 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 84 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.12.2010 (далее - Инструкция N 162н), выдача казенным учреждением денежных средств лицу под отчет оформляется следующими бухгалтерскими записями: по дебету соответствующего счета аналитического учета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Принятие к учету сумм произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражается казенным учреждением по дебету соответствующих счетов рабочего Плана счетов бюджетного учета и кредиту соответствующего счета аналитического учета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Исходя из изложенного вопросы организации учета выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (далее - внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами), а также порядок отражения расчетов с указанными лицами на счетах бухгалтерского учета, в том числе на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".

Вместе с тем в случае принятия учреждением решения об отражении расчетов по денежным средствам, выданным под отчет внештатным сотрудникам, на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" Департамент считает целесообразным предусмотреть в целях обособления расчетов дополнительный аналитический разрез.

 

 

Заместитель директора

Департамента

С.В.СИВЕЦ